Aperçu des dossiers du personnel et exemple de politique en matière de dossiers

Un dossier personnel est une documentation sauvegardée par l’employeur sur l’historique et le statut de l’ensemble de la relation de travail avec un employé individuel. L’employeur conserve cette documentation d’emploi dans un dossier personnel pour trois raisons.

  • En tant qu’employeur, vous souhaitez disposer d’informations précises, à portée de main et organisées, lorsque vous devez y accéder pour une raison quelconque. Les changements dans les contacts d’urgence, les adresses des employés, le suivi des évaluations de performance, les lettres disciplinaires, la reconnaissance des employés et les documents de demande d’emploi sont des exemples du type d’informations auxquelles l’employeur voudra pouvoir accéder rapidement.
  • L’employeur doit conserver la documentation relative aux questions de personnel telles que la sélection des employés, leurs performances, leurs antécédents professionnels, la justification de la rémunération et les demandes de promotion interne, pour n’en citer que quelques-unes. Une plainte de l’EEOC, un procès ou même la nécessité de justifier l’absence d’augmentation ou de promotion d’un employé exigent que l’employeur ait recueilli et conservé ce type de documentation sur les employés.
  • Certains dossiers d’employés doivent être conservés par les gouvernements fédéraux ou étatiques. Organiser les informations relatives aux employés dans un dossier personnel est judicieux pour des raisons d’accès, de conformité légale et de préparation.

Types de dossiers du personnel

Un employeur conserve généralement plusieurs types de dossiers personnels, à des fins professionnelles, pour la confidentialité des employés, pour la confidentialité médicale et pour la conformité légale. Aucune loi ne précise le nombre de dossiers qu’un employeur est tenu de conserver – certaines lois couvrent l’accès des employés aux dossiers et d’autres pratiques liées aux dossiers personnels.

Cependant, il existe de nombreuses lois, ainsi que des pratiques exemplaires en matière de confidentialité des employés, qui régissent le contenu des dossiers personnels et les personnes qui ont accès à ces informations. Voici les dossiers du personnel que la plupart des employeurs aux États-Unis conservent. (Les lois et pratiques mondiales peuvent différer).

  • Dossier personnel : il s’agit du principal dossier de l’employé qui contient l’historique de la relation de travail.
  • Dossier de paie : vous souhaitez conserver un dossier distinct pour toutes les questions de paie concernant les salaires et les avantages sociaux. Vous ne voulez pas donner à votre personnel chargé de la paie l’accès aux informations relatives au personnel.
  • Dossier médical de l’employé : La loi fédérale Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996 (HIPAA) exige que les employeurs protègent la confidentialité des dossiers médicaux des employés. De nombreux employeurs conservent ces dossiers sous clé dans un tiroir d’un placard fermé à clé.
  • Formulaires I-9 des employés : Vous devez conserver un dossier distinct pour tous les formulaires I-9 des employés (et non par employé), car vous ne voulez pas que les employés du gouvernement, qui sont autorisés à vérifier ces formulaires dans diverses circonstances, consultent vos principaux dossiers personnels confidentiels des employés.
  • Vous pouvez être intéressé :

Accès des employés aux dossiers du personnel

Les employés sont autorisés à accéder à leurs dossiers personnels sous la direction et la supervision du personnel des ressources humaines. Les dossiers personnels des employés sont considérés comme la propriété de l’employeur qui a la responsabilité de les conserver et de les protéger.

Modèle de politique relative aux dossiers personnels

Vous trouverez ci-dessous un exemple de politique relative aux dossiers personnels à utiliser dans votre entreprise. Il traite des différents dossiers recommandés et des personnes qui devraient avoir accès à chacun d’eux.

Modèle de politique relative aux dossiers du personnel

L’entreprise conserve trois dossiers pour chaque employé.

Dossiers du personnel

Un dossier personnel est tenu à jour pour chaque employé de (Nom de votre société). Ces dossiers personnels contiennent des documents confidentiels et sont gérés et maintenus par le personnel des Ressources humaines.

L’accès à ce dossier est limité au personnel des RH et suppose que le responsable de chaque employé conserve son propre dossier contenant des documents relatifs aux performances professionnelles de l’employé.

Les documents typiques d’un dossier personnel comprennent la demande d’emploi, un formulaire de contact familial en cas d’urgence, l’historique des mesures disciplinaires documentées, un curriculum vitae, le manuel de l’employé et les feuilles d’émargement de l’employeur à titre temporaire, les informations personnelles actuelles et les évaluations écrites des performances.

Tous les dossiers personnels ne contiennent pas les mêmes documents, mais chaque dossier personnel comporte certains documents identiques.

Dossiers de paie

Vous pouvez être intéressé :

Les dossiers de paie sont également tenus à jour ; ils contiennent un historique des emplois des employés, des départements, des changements de rémunération, etc. L’accès au dossier de paie est limité au personnel approprié de la comptabilité et des RH.

Dossier médical de l’employé

Un dossier médical des employés est également tenu à jour. Le contenu du dossier médical n’est accessible à personne, sauf au personnel désigné par les Ressources humaines et à l’employé dont les dossiers sont conservés dans le dossier. Au sein de votre entreprise, les dossiers médicaux bénéficient du plus haut degré de sécurité et de confidentialité.

Consultation des dossiers des employés

Un employé peut consulter son dossier personnel en contactant un membre du personnel des Ressources humaines pendant les heures de bureau normales. Le personnel des RH fixera un rendez-vous au cours duquel l’employé pourra consulter le contenu de son dossier. Aucun employé ne peut modifier ou retirer un document de son dossier personnel qui doit être consulté en présence d’un membre du personnel des RH.

Questions ou préoccupations concernant le contenu et l’accès au dossier personnel

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le contenu des dossiers recommandés ou votre capacité à y accéder, veuillez contacter un membre du personnel des RH,

Avis de non-responsabilité : Veuillez noter que l’exactitude et la légalité des informations fournies, bien que faisant autorité, ne sont pas garanties. Le site est lu par un public mondial et les lois et règlements en matière d’emploi varient d’un État à l’autre et d’un pays à l’autre. Veuillez solliciter une assistance juridique ou l’aide de ressources gouvernementales nationales, fédérales ou internationales, afin de vous assurer que votre interprétation et vos décisions juridiques sont correctes dans votre pays. Ces informations sont fournies à titre d’orientation, d’idées et d’assistance.

Retour haut de page