Les 15 meilleures questions et réponses d’entretien pour les gestionnaires et planificateurs d’événements en 2021

Dernière mise à jour le 23 janvier 2021 à 07:56 am

Même le poste de gestionnaire fait partie des titres d’emploi populaires, et vous serez toujours en concurrence avec d’autres personnes pour ce poste. De plus, l’éducation n’a pas vraiment d’importance pour ce rôle, et la plupart des candidats n’auront pas d’expérience professionnelle pertinente. Dans de tels scénarios d’entretien, les réponses des candidats et leurs préférences personnelles décideront qui obtiendra le poste. Voyons ce qui se passe et les questions auxquelles vous serez confronté.

Questions situationnelles et comportementales

Les responsables du recrutement vous poseront principalement des questions situationnelles et comportementales, afin de comprendre votre attitude face aux diverses situations et problèmes auxquels les organisateurs et planificateurs d’événements sont confrontés dans leur travail quotidien.

Les compétences recherchées pour les planificateurs et les gestionnaires d’événements se recoupent, et les questions d’entretien seront également similaires. Continuez à lire, quel que soit le rôle pour lequel vous passerez un entretien dans un avenir proche.

Ils observeront également vos compétences en matière de communication et votre comportement, en essayant de déterminer si vous pouvez gérer toutes les réunions et tous les appels téléphoniques (qui sont souvent loin d’être agréables). Jetons un coup d’œil aux questions.

Pourquoi voulez-vous travailler en tant que gestionnaire ou organisateur d’événements ?

Concentrez-vous sur la valeur que vous pouvez apporter à votre employeur et à vos clients – vos compétences qui font de vous un excellent candidat pour le poste (compétences en communication et en négociation, compétences en planification et en budgétisation, résistance au stress), le réseau de relations que vous avez dans le domaine ou l’expérience acquise dans des emplois similaires.

Vous devez parler avec enthousiasme et montrer que vous aimez faire ce que font généralement les gestionnaires d’événements. Vous pouvez également souligner les tâches spécifiques à cet emploi – il s’agit en effet d’un poste unique – et dire que parmi toutes les offres d’emploi que vous avez lues, celle-ci a retenu votre attention…

Comment imaginez-vous une journée typique de travail d’un gestionnaire d’événements ou d’un planificateur d’événements ?

Dites que vous vous attendez à être extrêmement occupé, mais que vous préférez en même temps rester organisé. Vous pouvez dire que vous vous attendez à passer la plupart de vos journées à téléphoner ou à participer à des réunions, à prendre des dispositions avec des vendeurs, des partenaires, des clients, des employés et toutes les personnes impliquées dans l’organisation d’un événement.

Passer du temps sur les événements et gérer les choses sur le tas est également une partie importante de ce travail, tout comme le travail administratif (budgétisation, facturation, etc.). Vous devez convaincre vos interlocuteurs que vous avez une idée réaliste de la fonction et de vos responsabilités et que vous ne vous attendez pas à un parcours facile.

Important: Vous êtes anxieux ? Consultez notre guide simple sur la façon de se débarrasser du stress de l’entretien. Vous aurez besoin d’un esprit calme dans cet entretien difficile…

Avez-vous une expérience professionnelle pertinente ?

La vérité est qu’aucun autre emploi ne peut vous préparer complètement au travail dans l’événementiel. Cependant, étant donné la complexité de ce travail, tout ce que vous avez fait vous a au moins aidé d’une manière ou d’une autre à vous préparer pour ce poste. Il vous suffit de trouver le lien.

Avez-vous travaillé dans le domaine de la vente ou du service à la clientèle ? Vous utiliserez ces compétences en tant que gestionnaire d’événements lorsque vous parlerez aux vendeurs, aux clients, aux fournisseurs et aux autres organismes.

Avez-vous déjà travaillé en tant qu’analyste financier, comptable, ou même commis administratif ? Là encore, vous utiliserez les compétences que vous avez acquises dans ces postes pour établir des budgets et des factures.

Montrez aux recruteurs que vous comprenez le lien entre les deux et que vous avez confiance en votre capacité à occuper ce poste.

Quels critères prendriez-vous en compte pour choisir un lieu pour un événement ?

Il y a beaucoup de choses que vous pouvez et devez prendre en compte. Tout d’abord, la taille du lieu et sa capacité à accueillir à la fois les participants et les artistes. Les exigences techniques vont de pair avec cela – un concert d’une rock star nécessite un lieu différent de celui d’un festival de restauration.

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Le deuxième critère est celui des coûts associés à la location du lieu, mais aussi au transport des équipements et des personnes nécessaires. Il est important de mentionner ce critère, car un bon gestionnaire d’événements essaie toujours d’économiser l’argent de son employeur et d’obtenir la meilleure offre possible.

Il existe ensuite de nombreux autres facteurs secondaires, tels que l’humeur/l’ambiance du lieu, la popularité auprès du groupe cible, la qualité du personnel sur place, l’emplacement, l’accessibilité et l’espace de stationnement, les services supplémentaires, etc.

Avez-vous de l’expérience en matière de négociation de prix ? Comment négocieriez-vous le meilleur prix avec les fournisseurs et les clients ?

Il s’agit d’une question délicate. Vous pouvez dire que vous avez l’intention d’établir d’excellentes relations avec vos clients et fournisseurs, et de viser des partenariats à long terme, ce qui vous permettra d’obtenir de meilleures conditions. En disant cela, vous indiquez également que vous vous engagez sur le long terme et que vous ne quitterez pas votre employeur dès que vous vous sentirez prêt à créer votre propre entreprise.

Vous pouvez également dire que vous avez l’intention de faire une recherche détaillée et d’espionner la concurrence, afin de comprendre la fourchette de prix et la marge de négociation, dans un segment donné du marché.

Conseil spécial: Téléchargez la liste complète des questions dans un PDF d’une page, :

questions d’entretien pour les organisateurs d’événements, PDF

Imaginez que vous deviez planifier et organiser une conférence d’affaires pour des cadres du secteur bancaire, soit environ cent personnes. Quelles mesures prendriez-vous ?

Une question très difficile, mais peut-être la meilleure qu’on puisse vous poser dans cet entretien. Votre réponse révèle votre façon de penser et si vous savez ce qu’il faut faire pour planifier et gérer l’événement, du début à la fin.

Selon mon opinion et mon expérience, la clé est d’apporter une réponse systématique. Vous devez présenter un système clair d’étapes, et il doit y avoir une certaine logique dans vos idées. Consultez la réponse ci-dessous pour vous faire une idée.

Exemple de réponse

Je commencerais par imaginer la conférence, et ce qui s’y passerait, du matin au soir. Je visualiserais l’expérience du point de vue des cadres, pourquoi ils sont venus, ce qu’ils attendaient. Il y aurait certainement des conférences, du réseautage et une excellente restauration. J’en discuterais également avec un client, pour m’assurer que mon image d’une conférence réussie correspond à ses idées et aux objectifs qu’il cherche à atteindre en organisant la conférence.

Une fois que j’ai cette image en tête, je peux comprendre de quel type de lieu nous avons besoin, combien d’employés, quel type de services, et tout le reste. Cela devrait m’aider à budgétiser l’événement et à proposer un prix final au client. Une fois que nous nous serons mis d’accord sur le budget et sur la personne responsable du marketing de l’événement, je commencerai à organiser tout ce qui est nécessaire, soit en coopération avec mes relations existantes (vendeurs et fournisseurs), soit en en cherchant de nouvelles.

J’établis un plan et un calendrier, et j’assigne des tâches à mes collègues ou à moi-même, puis je travaille tous les jours selon le calendrier, en m’assurant que tout est en place et que nous progressons conformément au plan. Bien sûr, certains problèmes peuvent survenir – organisationnels, juridiques, avec un fournisseur ou autre – et je les aborde au fur et à mesure.

Le jour de l’événement, je suis sur place et j’appelle pour superviser l’ensemble de l’opération et m’assurer que tout fonctionne comme prévu et que chacun fait son travail sur le site. Une fois l’événement terminé, je recueille les commentaires de toutes les personnes impliquées dans la conférence, et je crée un rapport en conséquence, à la fois interne et pour un client…

Autres questions susceptibles d’être posées lors de votre entretien dans le domaine de la planification et de la gestion d’événements

  • Comment gérez-vous le stress le jour de l’événement ?
  • Imaginez qu’un système d’éclairage tombe en panne pendant un événement, et que tout le monde reste dans le noir. Que feriez-vous ?
  • Décrivez un conflit que vous avez eu avec quelqu’un (client, collègue dans votre dernier emploi, etc.), et comment vous l’avez géré.
  • Décrivez un moment où vous avez eu du mal à établir une relation avec une personne importante. Comment avez-vous fini par surmonter cette difficulté ?
  • Parlez-nous d’une situation où vous étiez sous pression au travail.
  • Décrivez une situation où vous avez dû motiver quelqu’un au travail (votre collègue, votre subordonné).
  • Quelles sont vos attentes en matière de salaire ?
  • Parlez-nous d’une situation où vous vous êtes senti(e) submergé(e) par le travail.
  • Décrivez une situation où vous avez dû respecter un délai serré.
  • Vous pouvez être intéressé :
  • Pourquoi devrions-nous vous engager, et pas l’un des autres candidats pour ce poste ?

Conseil spécial :. Si vous n’êtes pas sûr de savoir comment répondre aux questions de ma liste, ou si vous êtes anxieux à l’idée de passer un entretien, jetez un coup d’œil à notre kit de réussite d’entretien. Jusqu’à 10 réponses de premier ordre à pratiquement toutes les questions délicates auxquelles vous pourriez être confronté lors de votre entretien d’embauche de gestionnaire d’événements vous aideront à rationaliser votre préparation à l’entretien, à trouver les bons mots à chaque instant de l’entretien, à surpasser vos concurrents et, finalement, à obtenir le poste…..

Dernières réflexions, réponses à toutes les questions

Il est parfois difficile de dire ce qui se passera exactement lors de votre entretien avec un gestionnaire d’événements, étant donné qu’il s’agit d’un poste spécifique et que les responsables du recrutement (ou les propriétaires de l’entreprise) peuvent ne pas avoir d’expérience dans la conduite d’entretiens similaires.

Mais vous pouvez vous attendre à des questions essentiellement situationnelles et comportementales, ainsi qu’à un jeu de rôle (comme celui que j’ai décrit à la question n° 6). Le recrutement d’un gestionnaire ou d’un planificateur d’événements est souvent aléatoire pour l’employeur.

Il est difficile de dire comment les candidats s’en sortiront dans le travail réel, car celui-ci présente de nombreux défis et peut être extrêmement stressant. Ces éléments peuvent difficilement être reproduits lors d’un entretien.

En tant que candidat, vous devez simplement faire de votre mieux pour montrer votre motivation et votre enthousiasme, et vous préparer aux questions de cet article. Si vous apportez de bonnes réponses, il y a de bonnes chances que l’on vous engage. Quant à savoir si vous apprécierez votre emploi et le conserverez plus longtemps que quelques mois, c’est une toute autre question :).

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