Voir un exemple de politique de congés payés pour les employés (PTO)

Votre entreprise doit se doter d’une politique en matière de congés payés (CPP) afin que les employés comprennent vos règles et vos attentes concernant le temps qu’ils doivent passer au travail. La politique permet de réduire au minimum les malentendus concernant le nombre et le type de congés payés.

La politique en matière de congés payés garantit également qu’en tant qu’employeur, vous disposez d’un cadre publié qui vous guide dans la prise de décisions garantissant un traitement juste et équitable des employés. Ces deux objectifs sont gagnants tant pour les employeurs que pour les employés.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de politique de congé parental.

Objectif du congé payé (PTO)

L’objectif des congés payés (PTO) est de fournir aux employés des congés payés flexibles qui peuvent être utilisés pour des besoins tels que les vacances, les maladies personnelles ou familiales, les rendez-vous chez le médecin, l’école, le bénévolat et d’autres activités du choix de l’employé. L’objectif de l’entreprise est de réduire les absences non programmées et la nécessité d’une supervision.

Les jours de PTO que vous accumulez, à compter du (date), remplacent tous les jours de vacances, de maladie et d’activités personnelles qui vous ont été attribués en vertu des politiques antérieures. Le temps de vacances que vous avez accumulé dans le passé sera reporté, en plus de la politique de PTO, selon les directives de l’entreprise à ce moment-là.

Directives pour l’utilisation des PTO

Chaque employé à temps plein accumule des PTO toutes les deux semaines, par tranches horaires, en fonction de son ancienneté, comme défini ci-dessous. Les PTO sont ajoutés à la banque de PTO de l’employé lorsque le chèque de paie bihebdomadaire est émis. Les PTO pris seront soustraits de la banque de temps accumulé de l’employé par tranches d’une heure.

Les employés temporaires, les employés contractuels et les stagiaires ne sont pas autorisés à accumuler des PTO.

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Pour avoir le droit d’accumuler des CPT, l’employé doit soit travailler, soit utiliser les CPT accumulés pendant toute la période de paie bihebdomadaire. Les heures de travail ne sont pas acquises pendant les périodes de paie au cours desquelles l’employé prend un congé sans solde, un congé d’invalidité de courte ou de longue durée ou un congé pour accident du travail.

Les employés peuvent utiliser le temps de leur banque de PTO par tranches d’heures. Le temps qui n’est pas couvert par la politique de PTO, et pour lequel des directives et des politiques distinctes existent, comprend les jours fériés payés par l’entreprise, le congé de deuil, le devoir de juré et le congé pour service militaire.

Pour prendre des congés payés, il faut prévenir le superviseur et les Ressources humaines deux jours à l’avance, sauf si les congés sont utilisés pour une maladie ou une urgence légitime et inattendue. Dans tous les cas, les congés payés doivent être approuvés à l’avance par le superviseur de l’employé.

Votre entreprise apprécie de recevoir un préavis aussi long que possible lorsque vous savez que vous allez manquer le travail pour une absence prévue.

Exceptions au congé payé (CPP)

  • Les employés qui s’absentent plus de trois jours consécutifs non programmés peuvent être tenus de présenter au service des ressources humaines une autorisation médicale leur permettant de retourner au travail.
  • La prise d’un nombre de jours de congé supérieur au nombre de jours de congé accumulés peut entraîner des mesures disciplinaires progressives pouvant aller jusqu’au licenciement. Ces congés ne seront pas rémunérés. La seule exception possible à cette politique doit être accordée par le président de l’entreprise.
  • Les heures de travail accumulées avant le début d’un congé sans solde demandé et approuvé doivent être utilisées pour couvrir les heures manquées avant le début du congé sans solde.
  • En vertu de la politique de l’entreprise relative à la loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA), toutes les heures de PTO accumulées sont prises avant le début du congé FMLA non rémunéré.
  • Les absences non programmées, dues à des maladies de quatre heures ou plus, qui se traduisent par des jours consécutifs d’absence du travail, sont considérées comme un incident d’absence par rapport à une action disciplinaire potentielle.

Définition des mesures disciplinaires progressives

Les mesures disciplinaires progressives relatives aux incidents d’absentéisme sont administrées sur un calendrier glissant de 12 mois, comme suit :

  • Un à trois incidents : Aucune mesure disciplinaire. Encadrement par un superviseur
  • Quatrième incident : Avertissement verbal avec une séance de coaching documentée
  • Cinquième incident : Avertissement écrit dans le dossier de l’employé
  • Sixième incident : Licenciement
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Autres mesures disciplinaires potentielles

  • Un employé qui reçoit un deuxième avertissement écrit au cours d’une période de 24 mois sera licencié.
  • Un employé qui a utilisé toutes ses prestations FMLA et d’invalidité de courte durée et qui n’est toujours pas en mesure de retourner au travail verra son emploi résilié.

Démission volontaire

  • Tout employé qui s’absente deux jours de travail consécutifs sans en avertir son superviseur peut être considéré comme ayant quitté volontairement son emploi.

Admissibilité spécifique aux congés payés (CPP)

Les congés payés sont acquis selon le calendrier suivant, sur la base d’une semaine de travail de 40 heures. Les congés payés sont calculés au prorata du nombre d’heures travaillées selon l’horaire normal de l’employé. (Merci à Amy Casciotti de la TechSmith Corporation pour les exemples de chiffres).

Années de service

  • 1-2 : 144 heures de travail par an, acquises à raison de 2,7693 heures pour chaque semaine de travail complète dans une année civile.
  • 3-4 : 152 heures de travail par an, acquises à raison de 2,9231 heures par semaine de travail complète au cours d’une année civile.
  • 5-6 : 160 heures de travail par an, rémunérées à raison de 3,077 heures par semaine de travail complète au cours d’une année civile.
  • 7-8 : 168 heures de travail par an, rémunérées à raison de 3,2308 heures par semaine de travail complète au cours d’une année civile.
  • 9-10 : 176 heures de travail par an, rémunérées à raison de 3,3847 heures pour chaque semaine de travail complète de l’année civile.
  • 11-12 : 184 heures de travail par an, rémunérées à raison de 3,5385 heures par semaine de travail complète au cours de l’année civile.
  • 13-14 : 192 heures de travail par an, rémunérées à raison de 3,6924 heures par semaine de travail complète au cours d’une année civile.
  • 15-16 : 200 heures de travail par an, rémunérées à raison de 3,8462 heures par semaine de travail complète au cours d’une année civile.
  • 17+ : 208 heures de travail par an, rémunérées à raison de 4,0 heures par semaine de travail complète au cours d’une année civile.

Chaque employé peut reporter 80 heures de PTO accumulées sur une nouvelle année civile. Il incombe aux employés de contrôler et de prendre leurs PTO au cours de l’année afin de ne pas perdre les heures accumulées à la fin de l’année civile en cours. (Le PTO est soumis à l’approbation des superviseurs et tous les employés ne peuvent pas prendre le temps accumulé en décembre ; l’entreprise doit continuer à servir les clients).

Si des circonstances professionnelles atténuantes empêchent l’employé de prendre le PTO prévu, ce PTO peut être reporté et pris au cours du premier semestre de l’année civile suivante avec l’approbation du chef de service et des Ressources humaines.

Les employés sont payés pour les PTO qu’ils ont accumulés à la fin de leur emploi. Si un employé a utilisé des heures de congé non encore accumulées et que son emploi prend fin, les heures de congé prises sont déduites de son dernier salaire. Les employés qui donnent un préavis de deux semaines avant la fin de leur emploi doivent travailler pendant ces deux semaines sans utiliser leurs congés.

Les employés qui sont réembauchés recevront un crédit pour les heures travaillées antérieurement et accumuleront les PTO actuels pour le temps combiné.

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